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2014年6月18日 (水)

届く? 届かない?

ここのところ、メールが届かないという事態がよく起こるようになりました。

お客さんとは、ほとんどがメールのやり取りでの打ち合わせなのですが、こちらからのメールが届いていないことがあるらしく、それについてのお問い合わせをいただいたりします。

このようなとき、電話番号が明記されていれば直接お電話をすることで確認もできるのですが、明記されていない場合は他に連絡手段もなく、お手上げの状態となってしまいます。

更に厄介なことに、不達となった場合、通常はサーバーからの不達メッセージが帰ってきますが、しかし、帰ってこないこともあるのです。
不達メッセージが帰ってこなければ、こちらとしてはメールが不達になっていることも分からず、もちろん、お客さんにもわからないので、双方分からないままで途方に暮れることになります。

今までにも、年に一度程度はこのような事態がありましたが、ここ数ヶ月、目立つようになりました。

なぜ??
と、思いつつ、あれこれ調べてみると、ひとつの共通点が!

お客さんがフリーメールを使っている場合で、特にHotmailの場合に、このような事態が起こりやすいことが分かりました。
Hotmailの厄介なところは、不達メッセージが帰ってくることもあるし、帰ってこないこともある。
帰ってこなければメールが届いているのか? といえば、必ずしもそうではないというところがややこしい。

また、不達メッセージの内容を見てみると、メールが多すぎて処理しきれない。
なので、また改めて送ってね・・なんてことが書かれています。
で、もう一度送っても 届かない。
しかし、届くことも・・・ある。

届くも八卦、届かぬも八卦。


さて、どうすればよいものか?

というわけで、今日も朝イチで再度メールを送りました。


東京都から文机のお問い合わせをいただいたR様。
メール届きましたでしょうか?
もしよろしければ、電話番号をお知らせいただければありがたく存じます。

(_^_)


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コメント

こんにちは

困りますね。メールは必達を保証しているわけではないので、苦情のもって行きようもありませんしね。

メールが届かない。一番簡単な理由は、アドレスに誤りがある場合ですね。まず、ドメインが間違っていれば、送信側でけられますからすぐ通知が来ます。

ユーザー名が違うのは、相手方のメールサーバーが判断するので、受信側から通知されます。

困るのは、行方不明になる不幸なメールです。

まず、受信サーバには届くが受信者の受信箱に届かないというもの。

理由は、主に二つ考えられます。
1 受信サーバーの容量オーバー
 受信したメールの総容量が契約条件を超えると、受信箱に配信されなくなります。
 Webメールでは良くあるパターンです。
2 スパム対策に引っかかった
 スパム等迷惑メールと判断された場合に、受信箱に配信されなくなることもあります。迷惑メールというマークがついて、特別なホルダーに隔離されることもありますが。
 送信側がWebメール、フリーメールなどを使っていると、纏めて迷惑メールにするといったおせっかいサービスもあります。

次に多いのは、受信者がローカルで特定のアドレスやドメインからのメールを受信しないようにしている場合です。

これも、受信サーバーまでは正常に到達していますから、送信側から見ると迷子メールになります。

さらに厄介なのは、どこかの経路でパケット(データの固まり)が喪失してしまった場合。これはもうどうしようもありません。

届かないのでもう一度送ってと言うしかありません。

確実なやり取りには、メール以外の手段を併用するのが良いのかもしれません。或いは複数のアドレスを併用するとか。

わたしも仕事ではメールを多用しますが、受信したメールで特に返信を求められていなくても、受信したことを相手に伝えた方が良い場合には、簡単に返信しています。

特定の相手であれば、クローズしたSNSのグループを使うとかいう方法もありますが、お客さん相手ではその手も使えませんしね。

メールとは悩ましいものです。

投稿: 宮下 一万太 | 2014年6月18日 (水) 13:51

いつも詳しい情報、ありがとうございます。
今回の症状の場合、最も厄介なことは、届いたり届かなかったりすることで、さらに、その挙動に全く法則性が見られないことです。

また、不達メッセージも帰ってきたり、帰ってこなかったり・・・
不達メッセージが帰らないからといって、無事届いているというわけでもなく・・・

無事送れただろうと思っていると、一週間後くらいにお客さんからの督促メールが来て、初めて届いていないことに気づく始末です。

電話番号を明記してくれているとありがたいのですが、そうでない場合も多々あり、SNSについてもお客さんがやってなければダメで、また、やっているにしても先方からの許諾無いままメッセージを送るのもためらわれ・・という感じで、これという有効な手段がないのが現実です。

問い合わせフォームをつくり、電話番号を必須にすることも考えたりしますが、そうすると、お客さんとしても気軽に問い合わせることもできなくなりそうで、二の足をふんでます。

この時代特有の、困った問題ですね。

投稿: 栗原@simple | 2014年6月20日 (金) 10:20

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